برنامه ریزی مناسب

چه شما یک برنامه ریز حرفه ای باشید، چه برنامه ریزی برای برگزاری مراسم به شما محول شده باشد، اینکه بدانید چگونه یک مراسم درون سازمانی را برگزار کنید نیازمند تلاش های پیچیده ای است برای آنکه مطمئن باشید که همه جزئیات را پوشش داده اید. از غذا گرفته تا مکان برگزاری مراسم و حس و حالی که می خواهید ایجاد کنید. برگزاری یک مراسم ایده آل نیازمند برنامه ریزی است و این مهم بدون تلاش فراوان امکان پذیر نیست.

اجاره تجهیزات مراسم

از آنجاییکه مراسم و جشن های سازمانی یکی از خاطره انگیزترین و به یادماندنی ترین اتفاقات در تاریخ سازمان و شرکت شماست، برنامه ریزی برای آن از اهمیت بالایی برخوردار است. برای برگزاری یک رویداد یا جشن لازم است همه موارد بررسی شود تا همه چیز به بهترین شکل ممکن پیش رود. بسیاری از مراکز هستند که علاوه بر اجاره تجهیزات مراسم و جشن ها صفر تا صد برگزاری آن را برعهده می گیرند؛ شما از طریق همکاری با این مراکز می توانید از اجرای مراسم خود به بهترین شکل مطمئن باشید.

برای استفاده از خدمات مرکز اجاره تجهیزات بهتر است ابتدا یک مشاوره داشته باشید. کارشناسان این مراکز به شما در تمام مراحل برگزاری مراسم، رویداد و جشنتان یاری می کنند. پرسنل این مراکز برای تمام مراحل از نصب تجیهزات تا راه اندازی آن ها آموزش دیده اند. شما از این مراکز می توانید تمام تجهیزات مورد نیاز مراسم از لوازم صوتی و تصویری گرفته تا دوربین عکاسی و میز و صندلی را اجاره کنید.

فرقی نمی کند که می خواهید مراسم و جشن سازمانی‌تان یک دورهمی ساده باشد، یا یک کارگاه و یا یک مهمانی کوچک داشتن ایده ای به عنوان پیش زمینه برای انتخاب غذاها، موسیقی و حتی تزئینات از اهمیت بالایی برخوردار است.

مطمئن باشید ایده ای که انتخاب می کنید متناسب با زمان و مکان برگزاری مراسم شما باشد. می توانید برای یافتن ایده مناسب با همکاران و مدیر سازمان و شرکت خود مشورت کنید.

خدمات مجلس آریا

اجاره کولر یکی از مرسوم‌ترین کارها در هنگام برگزاری مجالس است. در طول فصل تابستان، مراسم‌های زیادی نظیر عزا، عروسی، تولد، سمینار و … ممکن است با مدیریت خود شما انجام شود.

اجاره بخاری برای برگزاری مراسمات در فصل زمستان اصلاً تعجب برانگیز نیست. زیرا فصل زمستان یکی از فصول سرد سال محسوب می‌شود. از همین رو در این فصل از بخاری‌ها برای گرم نگه داشتن فضا استفاده می‌شود.

امروزه اکثر افراد برای برگزاری مراسمات خود اقدام به اجاره میز ال ای دی می‌کنند تا شبی به یادماندنی را برای خود و مهمان‌های خود رقم بزنند. میز ال ای دی با نام میز سوارز نیز شناخته شده است. شاید این سؤال ذهن اکثر افراد را به خود مشغول کرده است که ویژگی‌های میز ال ای دی چیست و چه کاربردهایی دارد؟

میز ال ای دی در شکل‌ها و طرح‌های متفاوت مثل میزهای ال ای دی بلند، کوتاه، مربعی، مثلثی و … است. میز سوارز از جنس فایبر گلاس و پلاستیک سبک است که با نور لامپ‌های ال ای دی در شب درخشش چشمگیری دارد. میزهای ال ای دی اکثراً پایه بلند هستند و افراد آن‌ها را در مهمانی‌ها برای پذیرایی‌های مختصر در طی مراسم استفاده می‌کنند میزهای ال ای دی هم زیبا و تزیینی هستند و هم کاربرد زیادی در مراسمات دارند.

گل ارایی اکثر افراد برای دکوراسیون مراسم خود از گل‌ها طبیعی و مصنوعی استفاده می‌کنند. گل آرایی مراسمات مختلف با توجه به نوع مراسم و سلیقه فرد انجام می‌شود. تزیین با گل انواع مجالس از جمله عروسی، عقد، نامزدی و … می‌تواند یک مراسم رویایی و سرشار از نشاط و انرژی را برای مهمانان و عروس و داماد رقم بزند.

نمی‌توان مراسم و مجلسی را برای سرد بودن هوا کنسل کرد. مراسم‌هایی مانند عزا، سمینار، تولد و … در هر فصلی برگزار می‌شوند. اما وظیفه ما به عنوان میزبان یک مراسم به وجود آوردن شرایطی مناسب برای پذیرایی از مهمان است.

برای برگزاری یک مراسم باید برای آن تمهیداتی اندیشیده شود. برای مثال اگر مراسمی در فصل تابستان برگزار می‌شود، اجاره تعداد معینی وسیله سرمایشی برای خنک نگه داشتن سالن باید در دستور کار قرار بگیرد. به همان میزان نیز اجاره بخاری برای برگزاری مراسم در فصل زمستان لازم و ضروری است.

بودجه بندی کنید

بهتر است با تخمین هزینه غذا، سرگرمی، هزینه های اجاره تجهیزات مراسم و موارد دیگری که مورد نیاز است یک بودجه اولیه برای خود در نظر بگیرید

برای اجاره مکان مراسم به موارد زیر دقت کنید:

• برگزاری مراسم می تواند تالار، سالن کنفرانس، سالن همایش و ..باشد.
• با اجاره دهندگان تجهیزات مراسم صحبت کنید و بپرسید اجاره چه چیزهایی را تقبل می کنند.
• از مسئولان محل برگزاری مراسم بپرسید دقیقاً چه زمانی می توانید به مکان برگزاری مراسم بروید و اگر شب قبل از مراسم کسی محل مورد نظر را کرایه نکرده بود آیا می توانید برای چیدمان و تزئینات به آنجا بروید؟
• حتماً یک کترینگ داشته باشید، زیرا تهیه غذا برای تعداد افراد زیاد کار بسیار دشواری است.
• اگر می توانید کترینگ مورد نظر خود را انتخاب کنید و کترینگ بخشی از اجاره مکان برگزاری مراسم نیست، با مسئولان کترینگ انتخابی خود قرار ملاقات بگذارید تا غذای انتخابی را تست کرده و قیمت پذیرایی را از قبل محاسبه کنید.
• برای نگهبانی از محل برگزاری مراسم یک نگهبان داشته باشید. بعضی از اجاره دهندگان تالار یا سالن همایش خودشان نگهبان دارند و این می تواند گزینه مناسبی برای شما باشد، زیرا برقراری امنیت مراسم نه تنها یکی از وظایف شماست، بلکه خیالتان از امنیت محل برگزاری مراسم مطمئن می شود.
• اگر سالن یا تالاری که اجاره کرده اید مسئولیت توزیع غذا برعهده نمی گیرد، خودتان کسانی را برای این قسمت در نظر بگیرید.

فراموش نکنید قرارداد امضا کنید

با اجاره دهندگان تجهیزات و مسئولان محل برگزاری مراسم قرارداد امضا کنید و مطمئن شوید یک کپی از قرارداد در اختیار شما باشد.